Dossiers
Accès aux documents judiciaires de la Cour
Politique sur l’accès aux documents judiciaires de la Cour suprême du Canada
Date d’entrée en vigueur de la politique : le 9 février 2009
1 Objectif
3.1 Personnes visées
3.2 Procédures visées
3.3 Format des documents judiciaires
3.4 Restrictions concernant l’accès
4.1 Accès et accès autorisé
4.2 Dossiers d’instance
4.3 Documents judiciaires
4.4 Registre
4.5 Jugements
4.6 Accès sur place
4.7 Parties
4.8 Données personnelles nominatives
4.9 Renseignements personnels
4.10 Accès à distance
4.11 Dossiers d’instance sensibles
5 Création des documents judiciaires
5.1 Inclusion de renseignements personnels
5.2 Responsabilités des parties
5.3 Responsabilités du personnel de la Cour
6 Accès
6.1 Frais
6.2 Format des documents
6.3 Langues officielles
6.4 Fonctions de recherche
6.5 Type de document et mode d’accès
6.5.1 Jugements
6.5.2 Données du registre
6.5.3 Dossiers d’instance
6.5.4 Résumés des affaires
6.5.5 Enregistrements audio et
vidéo des audiences
6.5.6 Autres documents judiciaires
7.1 Demande d’accès autorisé
7.2 Accès en bloc
7.3 Restrictions applicables à l’accès autorisé, étendu
et en bloc
8.1 Authentification et sécurité
8.2 Dossiers d’instance archivés
1 Objectif
La présente politique a pour objectif d’exposer les principes régissant l’accès par le public aux documents judiciaires conservés par le Bureau du registraire de la Cour suprême du Canada (ci-après la « CSC » ou « la Cour ») décrits plus loin dans le texte.
2 Énoncé de politique
La CSC donne au public accès à ses documents judiciaires d’une manière propre à assurer un juste équilibre entre, d’une part, l’obligation constitutionnelle de publicité des débats judiciaires et, d’autre part, les autres droits et intérêts du public et des participants aux procédures judiciaires, à savoir la protection de la vie privée et de la sécurité des individus et la bonne administration de la justice.
3 Portée et application
3.1 Personnes visées
La présente politique expose les principes régissant l’accès aux documents judiciaires de la Cour par le public, ainsi que les restrictions susceptibles de s’appliquer dans certains cas, y compris les restrictions mentionnées plus loin. La politique n’a pas pour effet de limiter l’accès des juges de la Cour, du registraire, du registraire adjoint et du personnel de la CSC aux documents judiciaires.
3.2 Procédures visées
La présente politique s’applique aux documents judiciaires relatifs à toutes les procédures se déroulant devant la Cour.
3.3 Format des documents judiciaires
La présente politique s’applique à tous les documents judiciaires, quel que soit leur format, qu’ils aient été créés, entreposés ou fournis sur support papier ou numérique ou encore sur microfilm.
3.4 Restrictions concernant l’accès
L’accès accordé au public par la présente politique est assujetti à toute ordonnance rendue par une autre juridiction et continuant de s’appliquer aux procédures de la CSC, à toute ordonnance de la CSC, ainsi qu’à toute disposition législative ou règle de common law touchant :
- le droit du public d’être informé de l’existence d’un dossier d’instance;
- le droit du public d’avoir accès à certains documents judiciaires;
- la publication de renseignements figurant dans un document judiciaire et/ou un dossier d’instance, ou de renseignements révélés durant une audience.
4 Définitions
4.1 Accès et accès autorisé
L’accès s’entend de la possibilité de consulter un document judiciaire ou d’en obtenir une copie. L’accès autorisé s’entend du droit d’accès étendu ou en bloc à des documents judiciaires qui est exercé par des personnes désignées par le registraire.
4.2 Dossiers d’instance
Le terme « dossier d’instance » s’entend du dossier tenu par la Salle des dossiers de la CSC à l’égard d’une instance donnée et qui renferme des documents judiciaires déposés par les plaideurs ou créés par la Cour. Les documents judiciaires figurant dans un dossier d’instance sont soit des documents papier ou numérique soit des microfilms.
4.3 Documents judiciaires
Le terme « document judiciaire » s’entend de tout document ou renseignement recueilli, reçu, entreposé, conservé ou archivé par la CSC relativement à ses procédures judiciaires. Sont compris parmi les documents judiciaires les éléments suivants :
- les avis;
- les mémoires;
- les recueils de sources;
- les transcriptions;
- les calendriers des audiences;
- les listes d’instances tenues par le Greffe ou la Salle des dossiers;
- les jugements;
- la correspondance.
Ne sont pas visés par la définition qui précède les éléments suivants :
- Les notes, les notes personnelles, les avis juridiques, les notes de service, les ébauches de motifs de jugement et les documents ou renseignements analogues préparés et utilisés par les juges de la Cour, le registraire, le registraire adjoint ou le personnel de la Cour.
- Les renseignements visés par le secret professionnel de l’avocat ou se rapportant à la gestion ou à l’administration de la Cour, par exemple les programmes de formation judiciaire, les calendriers des audiences et tableaux d’assignation des juges et les statistiques relatives aux activités judiciaires.
- Les documents établis par le personnel de la CSC qui ne se rapportent pas aux procédures judiciaires de la Cour.
4.4 Registre
Le terme « registre » s’entend de la liste de procédures produite par le système automatisé de gestion des instances de la CSC – le Système de gestion des dossiers (SGD) – dans lequel le personnel de la Cour collige et conserve des renseignements relatifs à chacune des instances :
- le type d’affaire;
- le numéro de dossier;
- les noms des parties;
- la nature de la procédure;
- la liste des documents figurant dans le dossier d’instance et la date de leur dépôt;
- les dates des audiences;
- les décisions et les dates correspondantes.
4.5 Jugements
Le terme « jugement » s’entend de toute décision rendue par la Cour ou par un de ses juges, par son registraire ou par son registraire adjoint, y compris les inscriptions et les ordonnances, ainsi que du dispositif ou des motifs de cette décision.
4.6 Accès sur place
L’« accès sur place » aux documents judiciaires s’entend du fait de consulter de tels documents dans l’édifice même de la Cour ou encore d’y avoir accès avec l’aide du personnel de la CSC, par exemple en obtenant de la Salle des dossiers de la CSC des télécopies ou copies numériques de documents judiciaires en se présentant à la Cour ou en adressant une demande à cet effet par téléphone ou par courrier électronique.
4.7 Parties
Sont assimilés aux parties leurs avocats et leurs correspondants autorisés.
4.8 Données personnelles nominatives
Le terme « données personnelles nominatives » s’entend de renseignements personnels qui, pris ensemble ou conjugués avec le nom d’une personne, permettent d’identifier cette personne et créent ainsi une menace sérieuse pour sa sécurité.
4.9 Renseignements personnels
Le terme « renseignements personnels » s’entend de renseignements concernant une personne identifiable, notamment des éléments suivants :
- renseignements relatifs à l’âge de cette personne, y compris le jour et le mois de sa naissance;
- numéro d’identification (par exemple numéro de téléphone, d’assurance sociale ou d’identification bancaire personnel), adresse (civique, postale ou électronique), symbole ou autre élément identificateur attribué à la personne concernée;
- renseignements relatifs à des caractéristiques physiques uniques à cette personne, notamment des données biométriques telles les empreintes digitales.
Les renseignements suivants ne sont pas visés par la définition qui précède :
- le nom d’une personne;
- le nom et l’adresse professionnelle d’un avocat agissant à titre de procureur ou de correspondant pour une des parties à une instance.
4.10 Accès à distance
Le terme « accès à distance » s’entend de la possibilité de consulter des documents judiciaires sans devoir se rendre où ils sont conservés et sans besoin de l’aide du personnel de la Cour, c’est-à-dire en consultant le site Web de la CSC.
4.11 Dossiers d’instance sensibles
Constituent des dossiers d’instance sensibles les dossiers qui contiennent des renseignements appartenant à l’une ou l’autre des catégories suivantes :
- renseignements visés par une obligation de non-publication;
- renseignements auxquels l’accès du public est restreint;
- renseignements visés par une ordonnance de mise sous scellés;
- renseignements classés comme renseignements confidentiels (qui traitent de questions de sécurité nationale tel le terrorisme).
5 Création des documents judiciaires
5.1 Inclusion de renseignements personnels
Seuls les données personnelles nominatives et autres renseignements personnels nécessaires pour trancher l’affaire peuvent être consignés dans un document judiciaire.
5.2 Responsabilités des parties
- La partie qui prépare un document judiciaire ou autre
document devant être versé au dossier d’instance
a les obligations suivantes :
- aviser la Cour, conformément aux Règles de la Cour suprême du Canada, DORS/2002-156, que le document en question est visé par une obligation de non-publication ou une ordonnance de mise sous scellés ou encore renferme des renseignements classés comme confidentiels;
- limiter la communication de données personnelles nominatives et de renseignements personnels aux seuls éléments nécessaires pour trancher l’affaire;
- aviser la Cour que le document en question renferme des données personnelles nominatives et des renseignements personnels qui, s’ils sont conjugués avec le nom d'une personne et sont mis largement à la disposition du public (par exemple en étant affichés sur Internet), pourraient créer une menace sérieuse pour la sécurité de cette personne (vol d’identité, intimidation, harcèlement, etc.).
- Lorsque les Règles ou un Avis à la communauté juridique
l’exigent, ou sur demande à cet effet du registraire,
les parties doivent préparer une version épurée
d’un document judiciaire ou autre document en omettant
de faire état dans celui-ci, selon le cas, des éléments
suivants :
- renseignements visés par une obligation de non-publication;
- renseignements visés par une ordonnance de mise sous scellés;
- renseignements classés comme renseignements confidentiels;
- données personnelles nominatives et renseignements personnels qui, s'ils sont conjugués avec le nom d'une personne et sont mis largement à la disposition du public, pourraient créer une menace sérieuse pour la sécurité de cette personne.
- Lorsqu’une version épurée d’un document judiciaire ou autre document est déposée, la Cour peut décider que le public aura uniquement accès à cette version épurée du document en question. Cette décision est laissée à l’appréciation du registraire, qui précisera si les restrictions assortissant l’accès à la version épurée s’appliquent à l’accès à distance, à l’accès sur place ou au deux.
5.3 Responsabilités du personnel de la Cour
Les employés de la Cour qui préparent des documents devant être versés dans un dossier d’instance sont tenus, le cas échéant et dans toute la mesure du possible, d’éviter de divulguer des données personnelles nominatives et de limiter la communication de renseignements personnels aux seuls renseignements nécessaires et pertinents pour les besoins du document en question.
6 Accès
6.1 Frais
L’annexe A des Règles de la Cour suprême du Canada régit les droits payables au registraire à l’égard de services (photocopies par exemple) offerts relativement à l’accès aux documents judiciaires. Aucun droit n’est exigé pour la consultation des dossiers d’instance.
6.2 Format des documents
Le public et les médias ont le droit d’accéder aux documents judiciaires dans le format dans lequel ils sont tenus. Les personnes ayant besoin d’assistance à cet égard sont invitées à communiquer avec le Greffe ou la Salle des dossiers.
6.3 Langues officielles
Étant donné que, en vertu de l’art. 133 de la Loi constitutionnelle de 1867, les plaideurs ont le droit d’utiliser l’anglais ou le français lorsqu’ils communiquent par écrit ou de vive voix avec la Cour, les documents judiciaires déposés par un plaideur et auxquels l’accès est demandé sont fournis tels quels dans la langue utilisée par celui-ci.
6.4 Fonctions de recherche
Sont mises à la disposition du public des fonctions de recherche permettant un accès à distance efficace aux documents judiciaires et limitant les risques d’utilisation inappropriée de renseignements personnels. Les interfaces de recherche sont disponibles dans les deux langues officielles.
6.5 Type de document et mode d’accès
6.5.1 Jugements
Les parties et le public ont accès sur place à tous les jugements. De plus, les parties et le public ont accès à distance aux jugements rendus par la CSC à l’égard des appels et dont celle-ci dispose sous format numérique.
6.5.2 Données du registre
Les parties et le public ont accès, tant sur place qu’à distance, aux données du registre dont la CSC dispose sous format numérique. Il est entendu qu’aucune donnée personnelle nominative ne sera rendue accessible à distance.
6.5.3 Dossiers d’instance
Sauf disposition contraire de la présente politique, les parties et le public n’ont accès que sur place seulement aux documents judiciaires figurant dans un dossier d’instance.
6.5.4 Résumés des affaires
Les parties et le public ont accès, tant sur place qu’à distance, aux résumés des affaires qui sont préparés par le personnel de la Cour et conservés dans le Système de gestion des dossiers et auxquels on accède en consultant la section Renseignements sur les dossiers de la Cour.
6.5.5 Enregistrements audio et vidéo des audiences
Sauf disposition contraire de la présente politique, les parties et le public peuvent se procurer des enregistrements audio ou vidéo des audiences de la Cour auprès des fournisseurs externes désignés par celle-ci. Certains droits peuvent également être exigés pour obtenir des copies d’enregistrements audio ou vidéo des audiences de la Cour.
6.5.6 Autres documents judiciaires
Outre les documents mentionnés précédemment, le public a accès à distance aux documents judiciaires énumérés dans les alinéas suivants ou à certaines parties de ces documents :
- Les versions électroniques des mémoires relatifs aux appels déposés à compter du 9 février 2009, lorsque les conditions suivantes sont réunies. Une version électronique du mémoire doit être disponible. Le mémoire ne doit être assujetti à aucune restriction prévue par le paragraphe 3.4 de la présente politique, notamment une ordonnance judiciaire ou une règle de droit. Lorsqu'un mémoire a été épuré conformément au paragraphe 5.2 de la présente politique, seule la version électronique épurée sera accessible à distance.
- La diffusion Web des appels entendus à compter du 9 février 2009, pourvu que l'enregistrement numérique de l'audience soit disponible et que l'accès à celui-ci ne soit assujetti à aucune restriction prévue par le paragraphe 3.4 de la présente politique.
7 Accès autorisé
7.1 Demande d’accès autorisé
Tout intéressé peut demander à être inscrit auprès du registraire de la CSC comme titulaire d’un droit d’accès aux documents judiciaires qui ne sont pas accessibles à distance en application de la présente politique – type d’accès appelé accès étendu – ou comme titulaire d’un droit d’accès en bloc, accès qui est décrit plus loin. La demande doit être présentée de la manière prescrite par le registraire, qui décide s’il y a lieu d’accorder la demande et si elle doit l’être entièrement ou partiellement. Lorsqu’il décide de l’opportunité de faire droit à la demande et des conditions dont devrait être assorti l’accès demandé, le registraire doit tenir compte des éléments suivants :
- le lien entre les fins pour lesquelles l’accès est demandé et la raison d’être du droit constitutionnel à la publicité des débats judiciaires;
- la possibilité, si la demande est accueillie, que l’exercice de l’accès demandé ait des répercussions négatives sur les droits de certaines personnes et sur la bonne administration de la justice;
- le caractère adéquat des normes existantes – légales et autres –, ainsi que des recours possibles en cas de violation de ces normes, si les renseignements figurant dans les documents judiciaires auxquels l’accès est accordé sont utilisés de manière irrégulière. Ces normes comprennent notamment les lois en vigueur en matière de protection de la vie privée ainsi que les normes professionnelles telles les règles d’éthique applicables aux journalistes.
7.2 Accès en bloc
Toute personne qui dispose d’un droit d’accès autorisé aux documents judiciaires peut demander à se voir accorder accès en bloc à une ou plusieurs parties ou encore à l’ensemble des documents judiciaires figurant dans de multiples dossiers d’instance. L’accès en bloc est régi par un accord spécial conclu avec le registraire, accord qui peut comporter notamment les modalités suivantes :
- si les renseignements tirés des documents judiciaires consultés doivent être publiés ou communiqués à d’autres, leur exactitude doit être vérifiée régulièrement en consultant leur source originale;
- l’utilisation qui est faite des renseignements figurant dans les documents judiciaires doit respecter les lois provinciales et fédérales en matière de protection de la vie privée et d’évaluation du crédit, ainsi que toute autre loi ou règle de droit applicable, et ces renseignements ne peuvent être utilisés pour aucune fin irrégulière.
7.3 Restrictions applicables à l’accès autorisé, étendu et en bloc
L’accès autorisé est assujetti aux restrictions prévues au paragraphe 3.4 de la présente politique.
8 Gestion des renseignements
8.1 Authentification et sécurité
La Cour instaure les mesures adéquates de sécurité, d’enregistrement, d’archivage, d’élimination et de vérification afin de pourvoir à la gestion des documents judiciaires.
8.2 Dossiers d’instance archivés
Après qu’un dossier d’instance a été transmis à Bibliothèque et Archives Canada, une copie sur microfilm peut être consultée à la Cour, mais sur place seulement. Les parties et le public peuvent demander à la Salle des dossiers des copies de documents donnés. Conformément au paragraphe 6.1, certains droits peuvent être exigés pour l’impression de copies à partir de microfilms.
9 Diffusion de la Politique
La Cour informe le public et les parties prenantes du système judiciaire de l’étendue de l’accès aux documents judiciaires accordé au public, ainsi que des mesures qui sont prises, conformément à la présente politique, pour protéger les renseignements personnels les concernant.
10 Révision de la Politique
La Cour révise régulièrement la présente politique pour la tenir à jour et, au besoin, la mettre au point.
Bibliographie :
Loi
sur la Cour suprême du Canada, L.R.C. 1985, ch. S-26.
Modèle
de politique sur l’accès aux archives
judiciaires au Canada (Format PDF, 170 Ko) (Conseil
canadien de la magistrature).
Règles de la Cour suprême
du Canada, DORS/2002-156.